Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in das Buch gemacht, das Inventar, die Eröff nungsbilanz, der Jahresabschluss oder der Lagebericht aufgestellt, der Handels- oder Geschäftsbrief empfangen oder abgesandt worden oder der Buchungsbeleg entstanden ist. Im Einzelnen können nachfolgend aufgezeigte Unterlagen nach dem 31.12.2008 vernichtet werden:

• Aufbewahrungsfrist 10 Jahre*: Bücher, Inventare, Bilanzen, Rechnungen und Buchungsbelege (Off ene-Posten-Buchführung) – d. h. Bücher mit Eintragung vor dem 1.1.1999, Bilanzen und Inventare, die vor dem 1.1.1999 entstanden sind, sowie Belege mit Buchfunktion.

• Aufbewahrungsfrist 6 Jahre*: Empfangene Handels- und Geschäftsbriefe sowie Kopien von abgesandten Handels- und Geschäftsbriefen, sonstige Unterlagen – d. h. Unterlagen und Lohnkonten, die vor dem 1.1.2003 entstanden sind.

* Dies gilt nicht, soweit Bescheide noch nicht endgültig und soweit Rechtsbehelfs- oder Klageverfahren
anhängig sind. Fälligkeitstermine: Umsatzsteuer (mtl.), Lohn- u. Kirchenlohnsteuer, Soli-Zuschlag (mtl.) 12.1.2009 Sozialversicherungsbeiträge 28.1.2009 Basiszinssatz: (§ 247 Abs. 1 BGB) seit 1.7.2008 = 3,19 % 1.1. – 30.6.2008 = 3,32 % 1.7. – 31.12.2007 = 3,19 % Ältere Basiszinssätze fi nden Sie im Internet unter: http://www.bundesbank.de/presse/presse_zinssaetze.php Verzugszinssatz: (§ 288 BGB) Rechtsgeschäfte mit Verbrauchern: Rechtsgeschäfte mit Nichtverbrauchern: Basiszinssatz + 5-%-Punkte Basiszinssatz + 8-%-Punkte Verbraucherpreisindex: 2005 = 100 September = 107,2; August = 107,3; Juli = 107,6; Juni = 107,0; Mai = 106,7; April = 106,1 Ältere Verbraucherpreisindizes fi nden Sie im Internet unter: http://www.destatis.de –  Wirtschaft aktuell – Preisindizes Bitte beachten Sie, dass diese Informationsschreiben eine individuelle Beratung nicht ersetzen können! Eventuelle Änderungen, die nach Ausarbeitung dieses Informationsschreibens erfolgen, werden erst in der nächsten Ausgabe berücksichtigt. Trotz sorgfältiger und gewissenhafter Bearbeitung aller Beiträge übernehmen wir keine Haftung für den Inhalt.

Abgeordnete des Deutschen Bundestages erhalten im Rahmen ihrer Amtsausstattung eine Kostenpauschale zur Abgeltung bestimmter mandatsbedingter Aufwendungen in Höhe von etwa 45.000 Euro, die steuerfrei ist. In drei vor dem Bundesfi nanzhof ausgetragenen Streitfällen rügten Arbeitnehmer aus unterschiedlichen Berufsgruppen (Geschäftsführer, Rechtsanwalt und Steuerberater, Richter am Finanzgericht), die gleichheitswidrige Begünstigung Abgeordneter durch die steuerfreie Kostenpauschale. Bei ihrer Veranlagung begehrten sie, durch entsprechenden Ansatz eines pauschalen Werbungskostenabzugs in die Begünstigung einbezogen zu werden. Der BFH kam in drei Urteilen vom 11.9.2008 zu dem Entschluss, dass die steuerfreie Kostenpauschale den Klägern nicht zustehe, da sie nicht zu den Abgeordneten gehörten. Die Einbeziehung der Kläger in die steuerfreie Kostenpauschale scheitere bereits daran, dass andere Berufsgruppen im Hinblick auf den Zweck der Pauschale, typische mandatsbedingte Aufwendungen unter Berücksichtigung der Besonderheiten des verfassungsrechtlich geregelten Abgeordnetenstatus zu erstatten, nicht mit den Abgeordneten vergleichbar seien. Gegen die Urteile wurde jetzt Verfassungsbeschwerde beim Bundesverfassungsgericht unter dem Aktenzeichen 2 BvR 2228/08 eingelegt.

Bei der Veräußerung eines Betriebes können Steuerpfl ichtige unter weiteren Voraussetzungen für den Veräußerungsgewinn Steuervorteile nutzen. So kann ein Veräußerer, der
das 55. Lebensjahr vollendet hat oder im sozialversicherungsrechtlichen Sinne dauernd berufsunfähig ist, neben einer Tarifermäßigung einen Freibetrag von 45.000 Euro in Anspruch nehmen. Diese Vorteile werden – auf Antrag – nur einmal im Leben gewährt. Der Freibetrag ermäßigt sich um den Betrag, um den der Veräußerungsgewinn 136.000 Euro übersteigt. Veräußerungsgewinn ist der Betrag, um den der Veräußerungspreis nach Abzug der Veräußerungskosten den Buchwert des Betriebsvermögens übersteigt. Beispiel: Wird beim Verkauf eines Betriebes ein Veräußerungsgewinn von 150.000 Euro erzielt, reduziert sich der Freibetrag um (150.000 Euro ./. 136.000 Euro =) 14.000 Euro. Es verbleibt also ein Freibetrag in Höhe von (45.000 Euro ./. 14.000 Euro =) 31.000 Euro. Die Veräußerung eines Gewerbebetriebes setzt voraus, dass das wirtschaftliche Eigentum an allen wesentlichen Betriebsgrundlagen in einem einheitlichen Vorgang auf einen Erwerber übertragen wird. Gleichzeitig muss die bisher in diesem Betrieb entfaltete gewerbliche Tätigkeit enden. Mit Urteil vom 17.7.2008 hat der Bundesfi nanzhof (BFH) nunmehr entschieden, dass eine (steuerbegünstigte) Veräußerung auch dann vorliegen kann, wenn der Übertragende als selbstständiger Unternehmer nach der Veräußerung des Betriebes für den Erwerber tätig wird. Nach seiner Auff assung ist der Veräußerungsgewinn begünstigt, wenn der Steuerpfl ichtige seine bisherige gewerbliche Tätigkeit vollständig eingestellt und sich eine neue Einkunftsquelle erschlossen hat – auch wenn diese in dem gleichen Unternehmen liegt.

Aufwendungen für die Direktversicherung eines Arbeitnehmers stellen Betriebsausgaben dar, wenn sie betrieblich veranlasst sind. Handelt es sich bei der aus dem Versicherungsvertrag
bezugsberechtigten Person um den Ehegatten des Arbeitgebers, ist Abzugsvoraussetzung zum einen, dass das Arbeitsverhältnis steuerrechtlich anzuerkennen ist, und zum anderen, dass die Aufwendungen für die Alterssicherung nicht auf privaten Erwägungen beruhen. Zukunftssicherungsleistungen im Rahmen eines Arbeitsverhältnisses begründen Keine Überversorgung durch Direktversicherung bei Ehegatten- Arbeitsverhältnis Vom Arbeitgeber übernommene Geldbuße ist i. d. R. steuerpfl ichtiger Arbeitslohn Überlassung von Dienstwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte dann Betriebsausgaben, wenn die zugrunde liegende Verpfl ichtung ernstlich gewollt und eindeutig vereinbart ist. Des Weiteren fordert die Rechtsprechung, dass ein hohes Maß an Wahrscheinlichkeit dafür spricht, dass der Steuerpfl ichtige eine solche Versorgung bei vergleichbaren Tätigkeits- und Leistungsmerkmalen auch einem familienfremden Arbeitnehmer gewährt haben würde. Dieselben Rechtsgrundsätze gelten auch bei Arbeitsverhältnissen zwischen einer  Personengesellschaft und dem Ehegatten eines Gesellschafters, wenn der Gesellschafter die Gesellschaft beherrscht. Wird in einem steuerlich anzuerkennenden Arbeitsverhältnis zwischen Ehegatten (ggf. auch zwischen einer Personengesellschaft und dem Ehegatten eines Gesellschafters) ein Teil des bis dahin bestehenden angemessenen Lohnanspruchs in einen Direktversicherungsschutz umgewandelt ohne Veränderung des Arbeitsverhältnisses im Übrigen (sog. echte Barlohnumwandlung), sind die Versicherungsbeiträge betrieblich veranlasst und regelmäßig ohne Prüfung  einer sog. Überversorgung alsBetriebsausgabe zu berücksichtigen.

Übernimmt der Arbeitgeber gegen seinen Arbeitnehmer verhängte Bußgelder oder strafrechtliche Geldaufl agen, ist darin Arbeitslohn zu sehen, wenn der Arbeitgeber nicht aus ganz überwiegend eigenbetrieblichem Interesse handelt. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) mit Urteil vom 22.7.2008 in Fortführung seiner bisherigen Rechtsprechung entschieden. Ein überwiegend eigenbetriebliches Interesse liegt nur dann vor, wenn der verfolgte betriebliche Zweck im Vordergrund steht und das eigene Interesse des Arbeitnehmers an der Übernahme einer Geldbuße durch den Arbeitgeber überlagert. Im entschiedenen Fall übernahm eine GmbH die Zahlung eines Bußgeldes und einer Geldaufl age, die gegen ihren Geschäftsführer verhängt wurde. Dem Geschäftsführer war vorgeworfen worden, gegen Vorschriften des Lebensmittelrechts durch Umetikettieren von Waren verstoßen zu haben. Ein Strafverfahren gegen ihn wurde eingestellt. Der Geschäftsführer muss die von der GmbH übernommenen Beträge danach als Arbeitslohn versteuern.
Der BFH weist in dem Urteil darauf hin, dass der Arbeitnehmer Bußgeld oder Geldauflage nicht als Werbungskosten abziehen kann, selbst wenn die Zahlungsverpfl ichtung Folge schuldhafter Handlungen ist, die im Rahmen der berufl ichen Aufgabenerfüllung des Arbeitnehmers liegen.

Um einen möglichst reibungslosen Ablauf und eine schnelle Bearbeitung aller Steuerdaten zu ermöglichen, wurden Arbeitgeber und Unternehmer bereits ab 2005 – mit
Ausnahmen – gesetzlich zur elektronischen Übermittlung der Daten der Lohnsteuerbescheinigungen, Lohnsteuer-Anmeldungen und Umsatzsteuer-Voranmeldungen verpfl
ichtet. Bislang hat die Finanzverwaltung im Einzelfall Ausnahmen ermöglicht.

• Lohnsteuerbescheinigung nur noch elektronisch: Die Lohnsteuerbescheinigungen von Arbeitslöhnen der Arbeitnehmer sind ab sofort von allen Arbeitgebern bis spätestens 28. Februar des Folgejahres elektronisch zu übermitteln. Dies gilt auch für Arbeitgeber, die bisher die Lohnsteuerkarte manuell ausgefüllt haben. Ausgenommen sind nur noch Arbeitgeber, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung mit pauschalversteuertem Arbeitslohn im Privathaushalt beschäftigen (sogenannte Minijobber) und nicht über eine maschinelle Lohnabrechnung verfügen. Nur dieser Personenkreis kann auch weiterhin die Lohnsteuerkarte manuell ausfüllen. Arbeitgeber zur elektronischen
Übermittlung von Steuerdaten verpflichtet Sofortmeldepfl icht für Arbeitgeber gegen Schwarzarbeit Januar 2009

• Kapitalertragsteuer-Anmeldung für Arbeitgeber ebenfalls nur noch elektronisch: Auch die Anmeldung der einbehaltenen Kapitalertragsteuer ist ab dem 1.1.2009 laut  Einkommensteuergesetz grundsätzlich nur noch auf elektronischem Wege möglich.

• Datenübermittlung nur noch mit Authentifi zierung: Die Lohnsteuerbescheinigung sowie die Kapitalertragsteuer-Anmeldung müssen ab 2009 mithilfe einer sogenannter Sicherheitsauthentifizierung übermittelt werden. Hierzu ist eine einmalige Registrierung im ElsterOnline-Portal unter www.elsteronline.de/eportal erforderlich. Mit dem Internetportal ElsterOnline stellt die Finanzverwaltung den Arbeitgebern kostenlose Programme und einen schnellen Weg zur Übermittlung ihrer Steuerdaten zur Verfügung. Eine Registrierung sollte möglichst bald stattfinden, um Engpässen aus dem Weg zu gehen und rechtzeitig auf die neue Übermittlungsart vorbereitet zu sein.

Überlassung von Dienstwagen für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte Wird der geldwerte Vorteil aus der privaten Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs
zu privaten Fahrten typisierend nach der 1-%-Regelung besteuert, so ist der geldwerte Vorteil um monatlich 0,03 % des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung
zwischen Wohnung und Arbeitsstätte zu erhöhen, wenn das Kraftfahrzeug auch für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt werden kann. Der Bundesfi nanzhof vertritt in seinen Urteilen vom 4.4.2008 die Auff assung, dass der Zuschlag zum geldwerten Vorteil um monatlich 0,03 % des Listenpreises für jeden Kilometer der Entfernung zwischen Wohnung und Arbeitsstätte nur zur Anwendung kommt, wenn der Arbeitnehmer den Dienstwagen tatsächlich für diese Fahrten nutzt. Wird der Dienstwagen nur auf einer Teilstrecke eingesetzt, beschränkt sich der Zuschlag auf diese Teilstrecke. Wird der Dienstwagen einmal wöchentlich für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte genutzt, so hängt der Zuschlag
von der Anzahl der tatsächlich durchgeführten Fahrten ab. Zur Ermittlung des Zuschlags sei eine Einzelbewertung der Fahrten mit 0,002 % des Listenpreises je Entfernungskilometer vorzunehmen. Das Bundesfi nanzministerium (BMF) hat die Urteile mit Schreiben vom 23.10.2008 mit einem sog. Nichtanwendungserlass belegt. Nach seiner Auff assung ist der Umfang der tatsächlichen Nutzung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte unerheblich. Laut BMF kommt ein Nutzungswert auf der Grundlage der Entfernung, die mit dem Kraftfahrzeug tatsächlich zurückgelegt worden ist, nur dann in Betracht, wenn das Kraftfahrzeug vom Arbeitgeber ausschließlich für diese Teilstrecke zur Verfügung gestellt worden ist. Der Arbeitgeber hat die Einhaltung seines Verbots zu überwachen. Aus Billigkeitsgründen kann der pauschale Nutzungswert auf der Grundlage der Entfernung, die mit dem Kraftfahrzeug tatsächlich zurückgelegt worden ist, ermittelt werden, wenn für die restliche Teilstrecke z. B. eine auf den Arbeitnehmer ausgestellte
Jahres-Bahnfahrkarte vorgelegt wird.

Die Bundesregierung hat ein umfangreiches Maßnahmenpaket gegen Schwarzarbeit und illegale Beschäftigung vorbereitet. So wird die Meldepfl icht der Arbeitgeber zur Sozialversicherung stark verändert. Bisher mussten die Meldungen über neu eingestellte Arbeitnehmer mit der ersten Lohn- und Gehaltsabrechnung, spätestens sechs Wochen nach dem Beschäftigungsbeginn, abgegeben werden. Damit ist es den Kontrollbehörden vor Ort nicht möglich, Sachverhalte abschließend zu klären, wenn noch keine Meldung bei der Sozialversicherung vorliegt. Jetzt w ird eine Sofortmeldepfl icht eingeführt. Bestimmte Arbeitgeber müssen ab 1.1.2009 neu eingestellte Mitarbeiter sofort – bei ihrer Aufnahme – der Sozialversicherung melden. Damit soll die Behauptung erschwert werden, die Arbeit sei erst am Tag der Überprüfung aufgenommen worden und eine Meldung damit noch nicht erforderlich. Wenn eine Meldung über einen Mitarbeiter bei der Rentenversicherung nicht vorliegt, ist dies ein eindeutiges Verdachtsmoment für Schwarzarbeit.
Betroff en sind u. a. folgende Wirtschaftsbereiche: Gaststätten und Beherbergung, Bau, Personenbeförderung, Transport und Logistikgewerbe, Spedition, Auf- und Abbau von Messen, Schausteller, Forstwirtschaft und (neu aufgenommen) die Fleischereiwirtschaft. Außerdem wird die Pfl icht, Personaldokumente (Personalausweis, Pass) mitzuführen und vorzulegen,
erheblich ausgeweitet. Sie bleibt aber auf die Branchen, in denen ein erhöhtes Risiko der Schwarzarbeit und illegalen Beschäftigung besteht, beschränkt. Der Arbeitgeber hat die Beschäftigten auf die Mitführungspfl icht schriftlich hinzuweisen und den Hinweis in den Personalakten zu hinterlegen. Die Verletzung der Pfl ichten wird mit einem Ordnungsgeld für Arbeitgeber bis zu 1.000 Euro und für Arbeitnehmer bis zu 5.000 Euro geahndet.